Descripción de la oferta
Duración de la oferta: hasta el 08/03/2026.
Funciones
Adecco selecciona para importante empresa innovadora de licencias de patentes un/a Personal & Executive Assistant to CIPO. La compañía está ubicada en Barcelona, en la zona de Glòries. Si tienes experiencia mínima de 5 años como Personal & Executive Assistant y un nivel de inglés Proficiency, ¡esta es tu oportunidad!
Buscamos un/a profesional con alta disponibilidad, ya que el Chief Intellectual Property Officer (CIPO) pasa dos semanas al mes trabajando en Barcelona y dos semanas en California. Por este motivo, necesitamos un/a Executive Assistant con flexibilidad horaria total. Durante las dos semanas en las que el CIPO trabaja desde Barcelona, el horario será de lunes a viernes de 9:00 h a 18:00 h. En las dos semanas en las que el CIPO está en California, el horario será de 11:00 h a 20:00 h para poder facilitar la comunicación con la agenda en EE. UU.
Funciones principales:
-Gestionar y optimizar la agenda del CIPO, garantizando una programación eficiente de reuniones y eventos.
-Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluidos vuelos, alojamientos y transporte.
-Preparar itinerarios detallados y asegurarse de que toda la documentación relacionada con los viajes (visados, permisos, seguros) esté en orden.
-Gestionar cambios de última hora y resolver rápidamente cualquier incidencia relacionada con los viajes.
-Procesar y realizar el seguimiento de informes de gastos con precisión y puntualidad.
-Gestionar facturas y coordinar con el departamento de Finanzas los reembolsos.
-Preparar, revisar y organizar documentos para reuniones y viajes.
-Redactar correspondencia, presentaciones e informes según las necesidades.
-Gestionar la bandeja de entrada del CIPO
– Colaborar con el Office Manager y otros miembros del equipo para apoyar los/las necesidades administrativos/as
-Organizar citas y compromisos personales de forma discreta.
-Gestionar información sensible con el máximo nivel de confidencialidad.
-Asistir en el/la gestión administrativo/a de la residencia del CIPO, incluyendo la coordinación de pagos de facturas, gestión de proveedores/as de servicios y comunicaciones con el propietario o la administración de la propiedad, según sea necesario.
– Ayudar en recados personales cuando sea necesario.
Requisitos
-Experiencia previa de 5 años como Personal/Executive Assistant
-Nivel proficiency en inglés (se realizará prueba de nivel). Español nativo.
-Capacidad demostrada para gestionar información sensible y confidencial con integridad.
-Fuerte gestión del tiempo, priorización y capacidad para afrontar demandas en entornos dinámicos.
-Habilidad para interactuar de forma profesional con miembros del consejo, equipo directivo y clientes.
-Excelentes habilidades organizativas y de multitarea.
-Dominio de MS Office.
Se ofrece
-Contrato estable directo por empresa final.
-Horario: dos semanas al mes de lunes a viernes de 9:00 h a 18:00 h y dos semanas al mes de 11:00 h a 20:00 h para poder facilitar la comunicación con la agenda en EE. UU.
-2 días de teletrabajo al mes.
-Salario: 33.000€-35.000€ brutos anuales.
